在本步当中，你将学会：
● 掌握说服的一些基本内核
● 了解电子邮件的好处和坏处
● 懂得为什么聆听跟说话同样重要
● 知道什么时候该坚持，什么时候该调整自己以适应
环境
“每次讲话就是一次现场直播——你丝毫没有犯错的空间。”
——迈克尔·普拉特
一位貌似橄榄球运动员的男子走进房间，安静地找了个角落坐下。此人名叫迈克尔·普拉特，他面带微笑，频繁地冲周围的同事点头示意，跟大家诚恳地打招呼，他选择的座位是一个不起眼的地方，这似乎有些不太正常——因为他是这家公司的老板。
虽然他一言不发，但所有人显然都意识到了他的存在。人进来得越来越多，迈克尔一直保持着谦和的微笑，但却仍然一言不发。
会议开始了，大家陆续发言，迈克尔在一旁安静地听着，他在仔细观察每个人的身体语言。当大家感觉他可能只是在一旁旁观时，他却突然用非常简洁的语言提出一个很重要、但却可能没人意识到的问题。然后他慢慢地把讨论引入到最核心的部分，并最终引导整个团队达成最终的决定。
就这样，在会议开始不到30分钟的时间里，迈克尔表现出了一位高效沟通者的四个特质：
1. 个人魅力 他甚至还没开口，就已经对整个团队产生了积极的影响。他选择的座位说明他只是辅助者；他在每个人走进房间时会点头微笑示意，这说明他非常重视每一个人，把他们当成是非常重要的团队成员。
2. 认真 他在听大家讲话的时候非常认真，而且总是在帮助大家找到最合适的解决方案。他不会旁若无人地夸夸其谈，那样只会让人感觉他是一个不顾及他人感受的人。
3. 可信 他在开会之前已经做了细致的研究，所以他很清楚问题可能出在什么地方。
4. 可靠 迈克尔是一个非常懂礼貌的人。他总是知道该如何去处理人们的需要，所以他的存在会让周围的人感觉更加镇静，更加专注于眼前的问题。
迈克尔之所以特殊，是因为他不用说一个字就可以展现出自己的人格魅力，同时他也很了解周围人的特性。
要想增强自己的说服力，你首先必须要学会通过其他人的角度来反观自己。 迈克尔知道别人可能会对他有些敬畏之心，所以他在会议期间表现得非常谨慎。关键在于，只要你能花些时间分析一下自己的长项和弱势，并学会留意别人的长项和弱势，你就可以更好地避免自己的弱势，发挥自己的长项，并最终达到你想要达到的目的。
那些拥有高效说服力的人总是知道如何去关注细节，他们最终会成为团队的领导者。 有些人天生就拥有领导者所需要的一切，有些人则需要后天培养，但不管怎么说，要想成为领袖型人物，你必须拥有一定的个人魅力、知识修养和专注精神。这并不是说你要让自己成为一个圆滑快嘴的江湖医生；但你一定要清楚地意识到自己的目标是什么，你的谈话对象是谁，并且有针对性地传达你想要传达的信息。在本步当中，你将：
● 掌握说服的一些基本内核；
● 了解电子邮件的好处和坏处；
● 懂得为什么聆听跟说话同样重要；
● 知道什么时候该坚持，什么时候该调整自己以适应环境。
嘿，请注意！
一般来说，对方只需要30秒就会形成对你的第一印象。除了要确保你的外表看起来无可挑剔之外，你开口说的第一句话也同样重要。
“花颜”比“巧语”更重要
“他们喜欢你吗？”这个问题看起来像是高中生提出的，但事实上，它却是说服的关键，虽然不是全部，但在开始时却非常关键。
要想增强自己的说服力，你首先必须给对方留下良好的个人印象。 无论你的谈话对象是个人还是一个群体，你所留给对方的个人印象跟你所传达的信息同样重要。只要你一走进房间，人们就会根据你看他们的方式和你握手的方式给你打第一印象分。你的心思是否放在这个人身上？当你走进房间时，你的心思是否已经到了这里？这些问题，他们看到你的第一眼就可以得出结论。也就是说，你留给对方的第一印象决定了他们是否想留在你身边。
有些魅力元素是无法控制的——这既是好事，也是坏事。你是否非常幸运，已经有了一大群铁杆的支持者？事实上，如果你的出现能够让对方想起某个人，你就已经成功了一半。但不幸的是，这个命题的反面也同样成立。如果你的言行举止让对方想起了一个自己不喜欢或不信任的人，你也已经失败了一半——这时你会很难赢得对方的信任和支持。幸运的是，即便是在这种情况下，你也可以设法挽回自己在对方心目中的形象。
当然，你不可能一边讲话一边化妆，但我们总是可以找到办法来改变自己的形象，而且要做到这点并不难。比如：你可以观察对方的反应，然后设法调整自己的讲话方式，设法跟对方建立某种化学反应。一定要注意对方的讲话方式，他/她是更喜欢用语言还是视觉形象，或者有什么其他爱好。一定要留意他们的谈话模式和他们喜欢用的字眼儿，然后有意识地模仿他们。当一个人感觉你跟他本人有相似之处时，他就会更容易站到你这一边。
专家提示
几十年来，阿特·史蒂夫一直在经营一家曾经在国际上获过大奖的公关公司。他的客户中有很多《财富》500强公司的高级执行官或者创意总监。阿特相信，要想维持长期合作，关键就是要跟大众保持坦诚而直接的沟通。
他的秘诀之一就是角色扮演。每次开会要进行头脑风暴时，他都会请自己的团队成员扮演客户的角色，然后再扮演一下团队其他成员的角色。阿特总结说：“这些角色扮演游戏不仅激发了更多的创意，而且还大大加强了团队成员之间的感情。”
当然，对于阿特来说，他最大的收获在于，当团队成员之间的关系越来越密切时，他们就能够设计出更多非常成功的市场活动，并保留大量的高端人才。
一定要保持积极的心态。千万不要太在意对方言语中的负面因素或语调。就算是在告诉对方一条坏消息，我仍然建议你设法给对方一种正面的感觉。举个例子，比如说对方问你：“听说如今贵公司内部有一些不正当的内部竞争，这难道不会伤害你公司的业务吗？”这时很多人都会在回答该问题时用到一个负面的字眼“伤害”。我建议你不妨换种说法：“我不这么看这个问题。我觉得……”然后你可以用自己的话来重复对方的问题，这样你就可以对整个谈话保持一定的主动权。关于这一点，我们将在后面的内容中详细谈到。
要想说服你的员工、上司，或者同事，就一定要注意双方沟通过程中的那种化学反应。他们是否喜欢跟你呆在一起？你是否会威胁到他们的利益？如今很多公司的老板都坦陈，自己比较喜欢雇佣那些自己喜欢的人，他们相信，双方之间的感觉要比对方的能力更加重要。
嘿，请注意！
超过90%的人都是在凭着印象作出决定的。有关数据表明，一个人完成一次谈话之后，他通常只会记住对方的语调、言行举止和给人的感觉。记住，一定要跟你的谈话对象保持目光接触，同时也可以通过一些自然的手势来消除双方的紧张情绪。
学做变色龙
虽然要在沟通过程中做到真实、真诚，但有时你也可能会需要稍稍改变一下自己，学会适应你的谈话环境。
你的气场是否太强了？这时我建议你稍微低调一些。你的言行举止是否太拘谨了？你是否需要为自己注入更多能量？你是否会很容易在人群中陷入迷失——尤其是在你主持或引导的谈话中？如果是这样，我建议你先加强一下自己的气场。你怎样才能调整自己，让自己在不同场合中变得更有说服力呢？如果你的谈话对象是一个线性思维的人，你在谈话时的各种手势和热情就会让对方立刻闭上嘴巴；如果你天生喜欢热闹，喜欢大大咧咧，你可能就会在不经意间伤害到那些比较敏感的人；如果你性格内向，非常害羞，对方可能就会感觉你不愿意跟他交流，或者是木讷——遇到这些情况时，一定要事先做好准备。想想看，你要说什么，准备怎么说，然后来个深呼吸，放松，一有机会就开口。
见过我的人都知道，我不是一个内向的人。人们经常会用类似于“旋风”、“强势”等字眼来形容我。但我的很多客户都是比较高端的公司执行官，他们都比较保守，不太喜欢我在谈话时过于随意，所以我必须根据谈话对象来调整我的谈话风格，你也应该做到这一点。
如果你想要说服一个背景跟你完全不同，而且也对你根本没有任何兴趣的人——你最好在一开始就设法跟对方之间形成某种化学反应。
嘿，请注意！
无论你的谈话对象有多少人，一定要用一种对谈式的口气。用你的话语来传达你的热情和真诚。在说话时一定要注意你在说什么，留意你话语背后的含义。
一只老鼠坏一锅汤
俗话说：“一只老鼠坏一锅汤。”有时一个人可能会破坏一群人的心情。这样的事情每天都在发生。
记得有一次，我在一家客户的公司主持一场会议。该公司是一家运动鞋制造商，他们的主要业务是设计和生产各种运动鞋。当时我们在讨论如何推出一款新式休闲鞋，并进行大规模的推广活动。大家感觉这是一次动员会，甚至公司CEO都可能走进来说几句鼓励的话——因为是他建议召开这次会议的。一想到能跟CEO进行一场公开的讨论，每个人都很兴奋，而且也都想好了一些问题，准备在讨论时提出。
CEO整整迟到了15分钟，而且他走进会场的时候，每个人都能感到他心情很糟糕。只见他径直走到会议室前面，用力咳嗽了几声，以此引起所有人的注意。“我们已经在这个产品上投入了很多钱，”他恶狠狠地说道，“公司的未来就靠你们了。千万别搞砸了！”不难想象，这句话让所有人的情绪都一下子陷入了低谷，每个人看起来都很不安。这个例子可能的确有些极端，没错，但类似的事情每天都会发生。领导走进办公室，几句话就破坏了所有人的情绪，整个会议陷入失败。
这位CEO就像是一位独裁者。他以为自己是在激励大家采取行动，但实际上，所有人都感觉他是在发出威胁。
我们能从中学到什么呢？或许是“千万不要冲自己的下属大吼大叫”。我建议你先复习一下第一步的内容，学会了解你的谈话对象，跟他们建立某种联系。这位古怪的CEO完全可以让大家感觉自己的努力得到了重视，同时发出号召，让每个人都竭尽全力争取产品的成功。
一定要了解你的谈话对象，要说他们需要听到的话。 我们每个人都很容易觉得自己很善于说服，但事实上，如果你只是通过威胁来达成自己的目的，你觉得你成功了吗？想想看，如果是那样的话，大家的士气会怎样？记住：歇斯底里不是说服，强迫也不是说服，真正的说服结果一定会让谈话双方之间的关系更亲密。
5分钟应急方案
你正坐在自己的办公桌前。公司规定员工可以着便装，所以你今天穿的是一套很休闲的运动裤和T恤衫。网速有点慢，你用了很长时间还没有登录自己的邮箱，你一边喝着咖啡，一边嚼着松饼。突然电话响了，来电的是公司HR主管。
“你没收到我的E-mail吗？”对方吃惊地问道。你跟主管解释说服务器太慢，她一句话就打断了你: “我现在在去招聘会的路上，就是当初你就读的那所大学，本来杰要跟我一起去，但他孩子病了要住院。我知道你是那所大学毕业的，所以我需要你跟我一起去。20分钟后见！”
现在该怎么办？你大概要用10到15分钟时间赶到学校，所以你只有大概5分钟时间来做准备。
第1分钟 ：为了方便，你一直在办公室里备有一套运动夹克和领带，所以第一步就是先收拾一下自己。
第2分钟 ：接下来，拿出一支笔和一张纸，首先写下公司的使命陈述。了解这次招聘的原则和目标。
第3分钟 ：回想一下，你当初是怎么决定选择现在这家公司的，有哪些地方打动了你。
第4分钟 ：写下你选择这家公司的理由，比如“更有革新性”、“比较注重员工感受”、“工作环境比较舒适”等。
第5分钟 ：想想看，你还有什么其他办法可以说服一位优秀的应聘者选择这家公司，仔细分析一下，这家公司有哪些地方可能会打动对方。
好了，现在可以拿起你刚才写下的东西，冲出办公室了！祝你好运！
你真的把话说清楚了吗？
不管你的谈话对象是否喜欢你，如果不能把话说清楚，你所做的一切都将毫无意义。 想想看，不管他们多么喜欢你讲话的语调，对你个人有多好的印象，如果他们根本不知道你在说什么，试问他们怎样才能按照你的建议采取行动呢？
在讲话过程中，我建议你先退后一步，暂时远离自己，注意留意谈话对象的反应。对方是真的明白你在说什么，还是只是出于礼貌才留在这里的？有时对方会假装在听你讲话，但事实上，他们只是在等你把话讲完而已。
嘿，请注意！
书面语言最多一句话可以超过25个字，但在讲话时，最好最多不要超过10个字。短句子不仅可以让你调匀呼吸，而且可以帮助你保持精力充沛，你的谈话对象也更容易听明白你在讲什么。
你的谈话对象是否真正听懂了你讲的话题？一定要记住，尤其是在工作场所，很多人都会不懂装懂，即便是自己根本不关心的事情，他们也可以假装很关心，很专注地在听你讲。哪怕他们根本没听懂你在说什么，他们也不会请你解释——没有人喜欢被人看成是笨蛋，如果其他人都不提问，那个根本没听懂的人也不会提问。
你跟他们讲的是同一种语言吗？比如你是在用同样的技术语言跟他们交流吗？想想看，你是否在跟一群英语系的学生大谈计算机专业术语？你是否在跟一群计算机专家大谈普鲁斯特？别忘了我们在第一步当中所讲的内容，一定要先了解你的谈话对象，设法用最适合他们的方式来传达你的信息。
专家提示
迈克尔· 普莱特
“客户就是我们的上帝，所以在跟他们沟通时一定要思路清晰，保持双方之间的关系。服务就是一切。
“每次跟一位新客户开会之前，我都会鼓励大家去Google上搜索关于客户的一切，了解对方所有参与会议的人。
“我们会通过团队作业的方式来为会议做准备，我们认真了解所有可能来参加会议的人，我们还会考虑我们中的哪个人可能会最容易赢得对方的好感。如果对方参加会议的人数很多，我就会先扫视一下所有人。我会在对方走进房间时留意他们在说什么。然后我会思考我的团队中有哪个人最适合跟他们沟通，并按照我的思考结果来安排座位。”
一旦跟对方建立关系，我就会从下面几方面鼓励我的员工：
● 每天跟客户保持沟通，加强双方之间的关系，及时了解客户的需求；
● 及时了解行业动态，始终站在行业最前沿。
想想看，如果客户感觉自己比你了解得还多，他们还会需要你的服务吗？要想提供有效的服务，你一定要比对方了解更多，讲话的时候要展现出你的专业性。
● 无论是讲话还是聆听，都一定要保持思路清晰。在聆听时要学会提出适当的问题，尤其是当你在某个问题上没有听清的时候。
抛开行业术语不说，我们如今生活在一个全球化的社会，时不时地就会碰到很多让人云山雾罩的方言和习俗。所以一定要先了解对方的文化。比如是否应当在正式谈话开始前问候一下对方的家人。日本人会用一个小时才能跟自己的谈话对象产生化学反应。他们喜欢先跟对方“暖场”，等到双方关系密切了再进入正题。而美国人则喜欢开门见山，直奔主题。
一定要记住，如果一个人不喜欢你，他通常是不会帮助你的。 你必须先跟他们培养感情，建立良好的关系。一定要事先做好准备。如果你是在跟来自另外一个文化的一群人在讲话，一定要先了解对方文化的特点。
如何避免使用含糊字眼
无论是口头还是书面，交流时一定要避免使用那些只会让交流变得更加困难的字眼。比如：
● “马上就办” 请问你的意思是立刻就动手吗？下个星 期，还是下个月？
● “刚才” 在有些地方，“刚才”的意思是“不久之 前”；而在另外一些地方，它的意思可能是“一个小时”之前，甚至是昨天。
● “一分钟就到” 真的是一分钟吗？60秒？因为一分钟就是60秒——不是15分钟，也不是1个小时。
● “待会儿见” “待会儿”是多久？几分钟？明年？对方到底应该等你多长时间？
专家提示
卡波特·帕尔森
“如今大众市场已经远不如5年之前了，现在我们很难把握大众的心理。不同的人有不同的背景和经历，他们所关心的事情和内心的信念都千差万别。在这种情况下，学会聆听和沟通要远比简单地发表声明更加重要。俗话说‘只有先理解别人，才能让别人理解自己’，今天更是如此！”
如果你感觉对方谈话过程中有太多神秘的字眼，而你又不太清楚对方究竟是什么意思，一定要直说。
除了不要使用一些对方不熟悉的术语和模糊字眼之外，在谈话时尽量使用积极、正面、强烈的字眼。尽量用主动语态，不要用被动语态。不要说“我从这项研究中发现……”而要说，“这项研究让我相信……”多使用名词和动词——正如我前面所说，尽量少用形容词。记住，语言会影响一个人的心情，所以谈话中尽量用一些比较能引发人共鸣的字眼，比如不要说“我觉得你应该接受这个建议”，而是要说：“该研究让我坚信你应该接受我们的方案……”然后再提供一些具体的例子来支持你的观点。
记住，你还有两只耳朵
没有两个人跳不成探戈，只有一个人也无法沟通。如今有太多人只知道讲话，却不懂得聆听。聆听最重要的是集中精力，把心思集中到你正在交谈的对象身上，这样做不仅可以让你接收到更多的信息，而且你在聆听时的身体语言还会大大加强交谈双方之间的关系 ：
● 千万不要靠得太近。 如果你侵入了对方的舒适区域，对方就会感到紧张，这样对方就会走神，开始想着如何拉大与你之间的距离。
● 不停地根据你的谈话对象提供的答案来提问。 举个例子，比如说你问对方工作当中最重要的事情是什么，结果对方大谈“只要能给我更多人手，我一定能把工作做的更好”等等之类的话，这时你可以把话题重新转移到你想提的问题上，并引导她说出工作当中需要改进的地方。
● 一定要保持目光接触 。想想看，如果一个人在跟你谈话时总是目光闪烁，不敢正眼看你，你还会相信这个人吗？
专家提示
杰克·科卢楠（Jack Cloonan） Clayton咨询公司总裁
“我以前曾经是一名FBI探员，多年以来，我工作当中最重要的一项内容就是复述每次跟人见面的细节。由于工作特殊，我一般都不可能有机会在谈话过程中做任何记录，所以你可能想知道我是如何记住这些细节的。比如对方说了什么，没说什么，哪些事情重要，哪些不重要等等，为了解决这一问题，我采用了一种非常简单的策略，我将其称为‘视觉化’策略。
“所谓‘视觉化’策略，就是指我会在每次会面之后通过一种视觉回放的形式来回忆整个会面过程，比如说我会在大脑中回放谈话的现场环境，如果谈话是在一家餐厅里进行，我会开始回忆我坐哪儿，对方坐哪儿等等，这样就可以帮助我回忆起整个谈话过程。一旦做到这一点，整个谈话中的很多细节就会逐渐浮现出来，然后我再根据这些细节来做笔记，具体记录下谈话中的细节性信息。这对我是一种非常有效的方法。”
抓住信号性字眼
不管你的谈话技巧多么高超，你都必须承认这样一个事实：人都是容易走神的动物。 要想解决这个问题，你可以考虑使用我所说的“信号性字眼”，将对方的注意力拉回到谈话现场。还记得在学校里老师们是怎么做的吗？每个老师可能都会说这些话：“这点可能会考试”，“这个是重点”等等。在日常谈话中，下面几种方式都是非常有效的信号性字眼：
● “这件事的意义在于……”
● “我想要强调的是……”
● “需要提醒你注意的是……”
● “这点非常重要……”
● “关键在于……”
● “至少你得记住……”
● “总而言之……”
● “我再重复一次……”
电子邮件：让你欢喜让你忧
著名管理专家丹·格尔曼（Dan Goleman）曾经写过一篇名为《E-mail写起来容易，读起来难》E-mail is Easy to Write，and to Misread）的文章，在这篇文章中，丹讲述了自己和出版商之间沟通的故事。当时他和一家出版商的一位编辑正在沟通他即将出版的新书，这位编辑给他发了封邮件，其中谈到了一些“关于出版权利的关键细节”。他感觉双方沟通得很好，可这位编辑却显然不这么认为，在给丹回复的邮件中，这位编辑写道：“我很难通过电子邮件跟您沟通这件事情。我的口气听起来可能有些过于傲慢，而您让我感觉好像已经火冒三丈了！”由此可见，这位编辑对双方来往邮件的感受截然不同。丹在文章中写道：“没想到这位编辑会感觉我已经火冒三丈了，这的确让人吃惊。但我想她的这种想法应该是有道理的，于是我立刻给她打了个电话，几分钟之后，我们就澄清了所有误会。”
电子邮件是一把双刃剑，它既能促进双方沟通，又会带来灾难性的后果。 电子邮件的问题，在于如果你想要让它成为你的沟通利器，就必须学会正确地使用它。如果使用不当，它不仅无法传达你想要传达的信息，甚至还会破坏你跟对方之间的关系。
我的一位作家朋友就曾经遇到过这样的一件事情。她当时正在写一篇非常重要的文章，截稿日期马上就到，所以时间很紧，而她正在等待一条非常重要的信息来完成整篇稿子，她必须打开电子邮箱。按照约定，对方会在当天把信息发送给她。于是她打开电子邮箱的“来件通知”功能，这样即便她不在电脑前面，一旦有邮件发送进来，她也可以马上知道，然后她就可以在屋子里四处走动，忙其他事情了。
突然电脑响了，“太好了！”这位朋友告诉自己，“没想到他竟然提前发来了信息，看来文章马上就可以结束了。”可当她走到电脑前面时，她却吃惊地发现邮箱里并不是自己期待的那封邮件，发件人是她的另一位好朋友，对方发来邮件的目的只是为了告诉她自己刚领养了一只猫咪！没关系，不管怎么说，这条好消息总可以帮助她缓解一下焦虑情绪。她仔细看了一下，这位朋友一共抄送给了25位收件人，但我的这位朋友并没有介意。
可就在几分钟之内，另外24位收件人都纷纷回信了，一时之间，我的这位朋友的邮箱开始响个不停。
这些好朋友纷纷讨论猫的种类，如何训练猫咪排泄等等各种养猫技巧。几乎每一分钟都会有新的邮件到来，但却没有一封是她真正等待的。她的邮箱里充斥着大量陌生人的邮件，她却根本不知道该如何停止这一切。“凯伦，这种折磨真奇怪，”她后来告诉我，“我简直要疯了！”
怎么才能让别人不再给你发送一些毫不相干的邮件呢？这是一件很有技巧的事。大多数人都不希望被人拒绝，这是动物的本能，最好的办法就是首先停止抄送给别人邮件。如果真的需要采取行动，最好不要通过邮件来告知对方，因为这样做往往会让人感觉不太礼貌。立刻拿起电话，注意你的语调，千万不要让对方感觉你的愤怒，这样你或许可以重新控制局面，停止无休止的邮件折磨。
经典案例
问题 ：你不小心点击了“回复全部”，把邮件发给了一些本不应该看到这封邮件的人。怎么办？
解决方案 ：这完全取决于你把邮件发送给了多少人，以及对方是否能够忍受你的这种做法。一般来说，最好的办法就是立刻拿起电话，抚慰对方的情绪——你可以跟对方解释你刚才是无心之过，今天心里比较乱，不小心点错了等等。如果收件人是你的家人或好朋友，只要这样做就可以，但如果对方是一位客户——尤其是位新客户——你的麻烦就大了。
最好的办法就是防患于未然。一定要在写完、审读完邮件之后再输入收件人地址。当你百分之百确信你在邮件中写的就是你想说的内容之后，再输入收件人地址，然后在发送邮件之前反复确认收件人的姓名和邮箱地址。
偶尔给自己“断电”
曾经有一次，我的一位客户詹姆斯就像飓风一样冲进办公室——此时距离我们约定的时间已经过了20分钟，只见他一手端着咖啡，一手拿着文件包。走进办公室之后，他一屁股坐在办公桌后面（这时我已经来到这间办公室一个小时了）。
他一把把公文包扔到桌子上，一股脑儿掏出自己的移动电话、黑莓手机和笔记本电脑，并逐个打开。打开笔记本电脑之后，他立刻开始修改自己当天早晨在家里起草的备忘文件。
到这时为止，他根本没有跟我打过任何招呼。
我来这家公司的目的是跟他讨论公司即将启动的一项电子商务计划，但眼睁睁地看着他疯狂地忙了近半个小时（不停地翻文件、打电话、回邮件）之后，我决定上前打断他，问他是否还记得我就在他面前。
他抬头看了我一眼，大声说道：“我当然知道。可我一大早就收到了150封邮件，我刚刚回完邮件，这些问题似乎都已经自然而然地解决了。按照这样子下去，我什么也做不了。你在这里坐的每一分钟我都要付钱，可我甚至无法抽出时间来跟你谈话。我真的不知道自己到底该怎么做了。”
我直愣愣地看着詹姆斯，说道：“为什么不关上电脑、电话，还有你的黑莓手机呢？”
詹姆斯看着我，他的表情好像我脑门上长出了两根天线：“啊？！”
“我是说，你可以在接下来的一个小时里关上手机，让你的电脑处于休眠状态，把所有注意力都放在我身上。”
你是否也出现过这种情况，你感觉手头的事情总是处理不完，你忙来忙去，却搞不清自己究竟要做什么。你在不停地忙碌，却感觉自己什么也没做成。
当今社会有一个普遍的误解，认为科技进步一定能够大大提高人们的工作效率。可事实上，越来越多的研究表明，那些懂得给自己“断电”的人要比总是24小时在线的人效率更高——很多人把电子邮件看成是生命线，这可真是大错特错了！
电子邮件在某些时候的确可以成为一种很不错的沟通工具，比如：
● 作为会议结束之后的跟进工具；
● 作为一种明确各自任务的工具；
● 作为一种让那些无法参加会议的人始终了解项目进展的工具；
● 作为一种跟家人和朋友更快沟通的工具，比如回复午餐邀请等；
● 作为一种跟保姆确认工作时间的工具；
● 作为一种确认截止日期（特别是对于那些总是无法兑现承诺的人）的工具。
在21世纪，电子邮件已经成为一种至关重要的沟通手段，我们无法想象，在今天这个忙忙碌碌的世界里，如果没有电子邮件，我们的生活将会怎样。但是，正如我前面所讲过的，电子邮件同时也会带来一些负面影响，比如沟通过程中的误解和混乱等。
如何提高电子邮件的回复率
在使用电子邮件时，人们面临的最大问题之一就是，如何让接到邮件的人及时回复你的邮件？想想看，你是否经常在给人发送一封邮件之后，当天反复刷新四五十次，却发现对方始终没有回复？（你甚至会暗暗告诉自己：“可能对方的邮箱出了问题，也可能是服务器太慢了。”）没错，很多人都有过坐电梯的经验 ——好像你拼命多按几次按钮，电梯就会来得更快。那么怎样才能让收件人尽快回复呢？下面是一些有用的建议：
● 邮件标题一定要具体 。尤其是在当今这个信息爆炸的时代，每个人每天都会接触到海量信息，如果你每次总是使用同样的标题，你的信息很可能会被淹没在大海之中。没有人喜欢总是被骚扰，我自己就是一个例子。在过去6个月中，我一直在一家委员会担任董事，但我只是处于边缘位置，并不参与委员会的许多工作。可即既便如此，我每天都会从委员会主席那里收到5封邮件——所有邮件的标题都一样。我仔细看了前50封，每次都发现这封邮件其实跟我没有任何关系，一段时间之后，我决定放弃。记住，在发邮件时一定要用心撰写标题。
● 千万不要在标题栏提供全部信息 。很多人都会这么做，但结果可能只会适得其反。一定要记住，大多数人只会看邮件标题栏的前10个字，所以如果你希望对方打开你的邮件，标题最好不要超过10个字。一定要谨慎使用这10个字。这些字应该非常简单，比如“周六晚乔家派对”或者“CEO只有周一在等”。
● 标题一定要能让收件人去阅读邮件正文 。邮件标题一定要精简，字数能少就少。比如“请在周一之前把我借给你的《气场是个什么玩意儿》和《优雅》还给我”，你完全可以改为“请尽快归还《气场是个什么玩意儿》和《优雅》”。用语不能太模糊，“操场委员会”或“委员会会议”之类的话会让人根本不知道你在讲什么。“委员会将讨论操场重建事宜”则要清晰许多。
● 不要把电子邮件当成是实际的对话 。当你跟一个人面对面交谈时，你会使用各种身体语言、面部表情、语调变化等。即便是通电话，你的声音也可以传达很多信息。但在邮件中就不同了，比如如果你想要在邮件中讽刺某件事情，对方很可能就根本看不出来。
● 绝对不要全部使用大写字体 。全部使用大字体只会增加阅读的难度，不会有任何其他好处。
● 如果不需要某个人参与进来，千万不要把邮件抄送给他。 想想看，如果收件人发现你同时把邮件抄送给很多跟他毫不相关的人，他会有何感想？千万不要把你认为非常可笑的笑话或照片发送给所有朋友，那样会让你的朋友看轻你之后发送的所有邮件。听说过《狼来了》的故事吗？发送太多这样的邮件只会让人不重视你的邮件。
● 如果你要在给对方回复邮件时回答很多问题，一定要把对方在发给你的邮件中提出的问题重新粘贴一遍，但千万不要用大写字体。 如果想要对方看清你的回复，不妨把你的话换种颜色，或者也可以在那些比较重要的话下面划上强调线。
● 如果必须在标题栏里放上很多信息，就要把最相关的信息放到最前面。 想想看,“关于图尔萨这场会议，我觉得我们应该在……”和“起飞前30分钟JFK出发大厅见”这两个标题，你觉得哪个更好？
● 邮件要简短 。经验证明，邮件越短，就越有可能被读完。比较长的邮件会让收件人读到一半就厌烦，他在读邮件过程中会被各种事情打断，从而影响邮件的效果。如果你的确需要发送一封比较长的邮件，不妨用Word文档格式发送，然后在邮件中用很多标题把它分段。
如何提高自己的可信度
一个可信的人总是能够提供积极的结果，这种人声誉总是很好。一个可信的人往往能够在约定时间内百分之百地完成自己承诺的工作。在这样一个时代，99.9%的完美度都会影响你的个人声誉。
要想成为一个可信的人，你不仅需要按时兑现你的承诺，而且要让你所接触的人意识到这一点。 所以在跟对方沟通时，你一定要表现出自己的客观性、职业道德和个人诚信。每一份工作都要做到一百分。
在跟个别人打交道时，自己一定要表现得（至少看上去）很清楚你在做什么。你一定会觉得这话说起来容易做起来难，但事实并非如此。
当你在传达信息时，尽量拿出证据。 要用一些看得见摸得着的例子来支持你的观点，不要只是用模糊的语言来夸夸其谈。
一定要记住：形容词是最不值钱的东西， 你需要尽可能多用名词来陈述事实、统计信息或其他有说服力的信息，要用强有力的例子来说服人们按照你的建议行动。太多形容词会让你的话语显得空洞而不切实际，让人感觉像是在雾里看花，最终烟雾散去之后，对方会感觉从你这里一无所获。
切忌不可夸张，不可赌咒发誓。 虽然很多人都喜欢发誓，但毋庸讳言，如今的誓言正变得越来越廉价，根本不会让你的话更有说服力。事实上，它反而会降低你的可信度。
可信度关乎你的过去、现在，还有未来。 如果你希望未来能得到提拔，你必须想想5年以后自己将会是什么样子，并且现在就开始向着那个方向努力。
要想说服一个人站在你这一边，你必须让他们相信你的专业性。 无论你是在组建一支团队来完成某个项目，还是要说服家长会其他成员同意你的提议，你都必须做大量的准备工作，你要让大家感觉你很了解自己正在做的事情，不管出现任何问题，你都有办法加以解决。
但你怎么才能既不吹牛，又让别人相信你是专家呢？要做到这一点，你必须大量提供你的成功案例。 你必须让对方感觉你就是他们要找的那个人，他们不用看你的简历就知道你很清楚自己在谈什么。但具体该怎么做呢？讲故事。
你可以“透露”一些自己的个人经历 ：“当年我在哈佛教经济学的时候……”或者“当我主持住房委员会工作的时候……”或者“当我在政府部门任职的时候……”等等。这些都是你“一笔带过”的信息，但却会给对方留下深刻印象。然后你可以再提供一些具体的例子，比如说“我学到一点……”、“我们发现……”或者“当时我们的解决办法是……”等等。
这并不是在自我吹嘘 ——你只是在举例证明自己的能力而已。你可以在适当的情况下“蜻蜓点水”般地提到一些自己的往事，既自然又能让对方印象深刻。
当对方走神时……
有时对方会给你“判死刑”——他们决定不会再相信你了。当然，他们不会举手告诉你这一点，但下面一些信号可以告诉你，你的话语已经失去对他们的掌控能力了：
● 他们不断冲你点头，但眼神却非常空洞；
● 他们不会提出任何问题；
● 他们不会提出任何尖锐的问题；
● 他们根本记不清你说的各个要点之间的关系；
● 他们不会对你所说的事情发表任何观点；
● 他们的身体语言告诉你,“快点结束吧”；
● 他们在不停地跟身边的人窃窃私语，或者在不停地操作黑莓手机。
仔细观察他们的身体语言：双臂抱在胸前，眼睛看地，眼睛冲着你的方向但却根本没看你，或者在焦虑地摇晃身体……这些都是有用的信号。
通过建立关联来增加可信度
你可以不用建立任何关联就让人觉得你很可信吗？
当然可以，你只要告诉对方你的优点就可以了。比如你可能从来没有参加过任何政治选举，但你是否有过类似的经历呢？你是否曾经为某个机构募集过资金？如果你没有任何相关经历，千万不要撒谎。你只要设法告诉对方一些他可能会感兴趣的信息就可以了。
仔细倾听你自己。比如你是一位IT专家，你在跟人谈论带宽的事情，如果你发现自己在使用“神秘字眼”（对方不懂的字眼），对方很可能不会给你任何反馈，你的可信度就会大打折扣，这时最好的办法就是提问。只有在确认对方能够听懂你的话语时，你的话语才是有说服力的。在提问的时候一定要谨慎。不要问：“你明白我在说什么吗？”那样可能会让对方感觉有些丢面子。
千万不要让你的谈话对象，尤其是你的上司，感觉丢面子。如果对方不理解你说的话，问题不在对方，而在你身上。
这时你可以举一个跟对方密切相关的例子，以此来让对方感觉你是跟他们站在同一条战线上的。比如你可以说“有时我也感觉这个问题很难理解”，然后再进一步深入，“不知你是否有时会感觉登录邮箱特别慢？甚至会出现链接不上的情况？这就是带宽的问题。”当你在谈论与对方切身相关的问题时，一定要用对方能够听得懂的语言，把问题归结到自己身上，千万不要让对方感觉是自己出了问题。“我刚才说得有点深了……”或者说“我再举个例子吧”——这样对方会感觉你的确是在从他们的角度考虑问题，从而对你的信任感大大加强。
现场诊断
问题 ：我刚加入这家公司，对公司的产品、服务或者可能存在的市场机遇并不太了解，毫无疑问，我的同事要比我熟悉多了。
解决方案 ：哦，天呢！除非你是通过欺骗手段加入这家公司的（这是一件非常可耻的事情），否则你以往的经历一定会对团队有用。这时你只要把自己的经历贡献出来就可以了。想想看，如果你毫无价值，对方还会雇用你吗？每个人都需要听到一些“外部”意见，因为他们总是需要一些新鲜血液。只要能够找到二者之间的共 同点，我相信你以前卖保险或汽车的经验同样会对你卖股票有所帮助。
一定要注意你的表达方式，不要说“嗯，当我卖汽车的时候……”，这样会立刻让对方对你产生怀疑。你可以说“很多年前我也遇到过类似的情况，当时我们的办法是……所以我想我们同样可以……”相信我，这时对方一定会对你刮目相看。
要让自己成为一个不可或缺的人，成为一种资源，成为一个能够帮助团队解决问题的人，要积极主动地参与团队运作。当今这个社会，不仅没有人喜欢一个只知道抱怨的人，他们也根本不会尊重这样的人。
一种让你适得其反的做法
工作时间越长，你就越有可能会碰到一些自己无法解决的问题。比如你可能会碰到一个要求很高的项目，而你的经验尚未达到可以操纵这一项目的水平。再比你可能个人生活出了一些问题，使你无法专心工作——相信每个人时不时地都会遇到这种情况。
遇到这种情况时，一定要及时沟通，千万不要硬挺着。说出来你可能不太相信，但这么做的确会有损于你的可信度。其实你只要把问题说清楚就可以了——一定要记住，在跟上司讨论这类情况之前，一定要先想好解决办法。不要把球抛给上司，那样只会让人感觉你是在推脱责任——一旦出现这种情况，你的职业生涯很可能会就此完结，所以一定要在问题变得不可救药之前，及时做好沟通。
说到这里，我想起了我曾经共事过的一位女同事，她当时正在闹离婚，生活一片混乱。丈夫鼓动孩子远离她，她没有任何人可以求助，所以她感觉最好的办法就是全心投入工作。可不幸的是，结果反而适得其反。
她的表现很不稳定，很多承诺都无法兑现，她竭力想要证明一切都没问题，但随着项目越来越深入，她出的问题就越来越多。
一切终于到了无可收场的地步。如果她早些来跟我把一切说清楚，告诉我她需要一些时间来调整自己，结果根本不会是这个样子。不幸的是，随着她的行为越来越古怪，客户开始不断抱怨，我别无选择，只好请她离开。
嘿，请注意！
一定要注意各种可能会出现的问题，如果不知道答案，千万不要乱猜。这时你最好说“我回头再给你答复”或者“我必须跟我的同事确认一下”，千万不要乱编答案，那样只会让你的声誉受损。
信守承诺，让行动者看到光芒
假设你已经得到了大家的支持。你清晰地告诉了大家你需要什么，以及你的成功将会对大家有什么意义。你做了许多暗示，让大家相信你正是他们需要的人。现在所有你的谈话对象只想知道一个问题：“你能兑现自己的承诺吗？”
这时关键就在于你能否保持一致了。没有人喜欢出意外，他们喜欢每件事都按照预期的方向发展。你是一个很稳当的人吗？你的心情总是起伏不定，变化莫测？你是否经常会改换风格，以至于很多人都不知道该怎么跟你打交道？当你走进一个房间时，房间里的其他人是否会感到紧张？他们是否会用胳膊肘碰碰自己的同事？是否会设法找个借口离开房间？他们是否会尽量远离你 ——或者甚至在想方设法让你离开公司？
无论从事业还是个人生活的角度来说，你都一定要保持情绪的稳定性。每次跟人打交道时都要表现得一致，否则你的可信度就会大打折扣。
当人们不知道下一次见到你会是什么样子的时候，他们会尽量避免再见到你。所以我建议你在跟人打交道时尽量展现自己的本来面目，如果你是一个喜欢直来直去的人，就直来直去，不要刻意地拐弯抹角；如果你是一只小绵羊，就表现得温顺一些，否则你的“吼叫”只会引来讥笑。要忠于你自己，至少要让别人感觉到你是一个怎样的人。
你是否总是能够兑现自己的承诺？你是否能够在每次约会时都做到准时？如果出了意外，你是否能及时通知对方？无论你多么巧舌如簧，行动总是比言语更有说服力。
经典案例
问题 ：你刚刚得到自己梦想中的工作，你现在有了一间带有好几扇窗子的拐角办公室。你成功了！只是有一点：你的前任是一个很受欢迎的人，他只是由于某种原因而“被迫退休”，整个部门都在为失去这样一位上司感到沮丧。但现在你是这个部门的上司了，你必须赢得大家的支持。怎么办？
解决方案 ：你必须想尽一切办法让他们站到你这一边。遇到这种情况时，千万不要去诋毁你前任的贡献，那样你可能争取不到任何朋友。你可以重新评估一下所有的团队成员，仔细分析他们的成就、观点和对未来的看法。具体怎么办呢？你不妨跟自己的直接下属进行一次面谈，让他们知道完全可以坦诚地告诉你他们内心的想法。不要说话——我是说，不要说太多，要让对方说。一定要仔细聆听他们的心声，让他们知道你很关心他们的想法：
● 对于对方提出的问题或观点，一定要仔细思考，停顿一下再回答；
● 上身微微前倾，把全部注意力都集中到你面前这个人身上。如果有可能，尽量直呼其名，拉近双方的关系；
● 用自己的话重复对方刚刚说过的话，询问对方你的理解是否正确；
● 问问对方“还有呢”，鼓励他们多说；
● 不要急于讨论，那样只会让对方感觉你并不关心他的感受；
● 尽量避免使用带有情绪色彩的字眼，那样反而可能会容易引起分歧。
总结
他们喜欢你吗？你是否让他们感觉舒适？他们是否明白你在说什么？他们是否相信你很清楚自己在说什么？你是否给人感觉很沉稳，是否总是能够兑现自己的承诺？
事实上，有效地把一个想法传递给一个人本身就是一个交易过程。所谓交易，就是通过提供别人需要的东西来换回你需要的东西——说服对方接受你的观点，跟对方达成共识，或者是共同找到某个问题的解决方案。
在进入下一步时，再问自己这样一些问题：
1. 你是否已经很了解自己的谈话对象了？你是否知道该如何调整自己，以便最大限度地吸引你的谈话对象？
2. 你是否能够用简单直白的语言说清楚自己想说的一切？
3. 你是否建立了足够的可信度，让对方感觉你是一个完全可以信赖的人？
4. 你是否懂得如何聆听？
5. 你是否在条件允许的情况下，最大限度地忠于自己？
现在你该知道如何说服你的谈话对象了，接下来该是彻底征服他们的时候了。
在下一步当中，我们将讨论如何在任何情况下——无论是在会议室、在大厅、在电话中，还是在视频会议中，做出一场令人难忘的表演，并帮助你达到自己的目的。